Cyfrowa obsługa pacjentów i procesy administracyjne w sieci MedCan Clinics

Klient

MedCan Clinics Sp. z o.o. prowadzi sieć placówek medycznych łączącą usługi prywatne, kontrakty POZ z NFZ oraz konsultacje telemedyczne.

Wyzwanie

Szybki wzrost liczby pacjentów i otwieranie nowych lokalizacji sprawiły, że procesy administracyjne — oparte dotąd na papierowych dokumentach, skrzynkach e-mail i arkuszach kalkulacyjnych — przestały nadążać za skalą działalności. Charakter przetwarzanych danych (dane medyczne) wykluczał chmurę publiczną.

Zakres prac

• Cyfrowa rejestracja pacjentów: deklaracje POZ, zgody RODO i ankiety przesiewowe jako e-formularze — w recepcji i zdalnie, z automatycznym odczytem danych z dokumentów
• Obsługa spraw z kontrolą terminów SLA: skargi, reklamacje i wnioski o dokumentację medyczną w jednym rejestrze — z automatycznie wyliczanymi terminami ustawowymi, eskalacjami i generowaniem ustandaryzowanych pism
• Procesy kadrowe i umowy: wdrożenie lekarzy i personelu jako obieg — od weryfikacji umowy i prawa wykonywania zawodu po kalendarz badań okresowych i szkoleń
• Obieg rozliczeń i zakupów: faktury i zapotrzebowania między placówkami w określonych ścieżkach akceptacji z pełną ścieżką audytową
• Wewnętrzna baza wiedzy: procedury, wytyczne NFZ i komunikaty organizacyjne w jednym miejscu

Jak przebiegała współpraca

Efekty i wartość dla klienta

Krótszy czas rejestracji nowego pacjenta i koniec ręcznego przepisywania danych; 100% wniosków o dokumentację medyczną obsłużonych w terminie ustawowym dzięki kontroli SLA; pełna widoczność statusu skarg i reklamacji w całej sieci placówek; automatyczne przypomnienia o wygasających badaniach i szkoleniach personelu; jedna spójna ścieżka audytowa akceptacji faktur i zakupów; środowisko utrzymywane i monitorowane bez angażowania wewnętrznego IT klienta — wspierające wymogi RODO dotyczące bezpieczeństwa przetwarzania.